Cambios clave en versión 4.4 de comprobantes electrónicos

A partir del 1 de septiembre del 2025, todas las empresas que emiten comprobantes electrónicos en Costa Rica deberán cumplir con la nueva estructura establecida en la versión 4.4 del Anexo Técnico publicado por la Dirección General de Tributación. Esta actualización reemplaza la versión anterior (4.3) y será de cumplimiento obligatorio para emisores y receptores que operan con este sistema.

Esta modificación responde a una necesidad de mayor control fiscal y estandarización en la emisión de documentos electrónicos, abarcando ajustes estructurales, validaciones más rigurosas y campos adicionales en los formatos XML.

Las empresas que utilizan un software de comercio electrónico deben asegurarse de que sus plataformas estén preparadas para estos cambios, ya que cualquier omisión puede resultar en el rechazo de comprobantes y retrasos en los procesos contables.

Principales actualizaciones técnicas en la nueva versión

La versión 4.4 introduce más de 100 ajustes, enfocados tanto en la estructura de los documentos como en los criterios de validación aplicados por el Ministerio de Hacienda. A continuación, destacamos los más relevantes:

1) Nuevos campos obligatorios y codificaciones

• Identificación del proveedor de sistemas: ahora debe declararse explícitamente en el encabezado del comprobante el número de cédula del software o desarrollador que emite los documentos electrónicos​.
• Código de actividad económica del receptor: será obligatorio cuando el documento se utilice para justificar un gasto deducible​.
• Tipos especiales de identificación: se amplía la clasificación para incluir contribuyentes no domiciliados y no contribuyentes, con validaciones específicas por tipo de comprobante​.

2) Ajustes en validaciones y estructura XML

• Estructura técnica: todos los comprobantes deben respetar las reglas del formato XML, incluyendo etiquetas específicas, secuencia numérica y campos de seguridad digital.
• Validaciones a tres niveles: Hacienda ahora verifica la estructura, el formato y la coherencia de los datos contra su base de datos oficial (por ejemplo, información del RUT) antes de aceptar un comprobante​.
• Ajustes en nodos tributarios: se agregan tarifas diferenciadas de IVA, tipos de descuentos, condiciones especiales de venta y nuevas exoneraciones.

E-nvoice: Su aliado para cumplir con la versión 4.4

Frente a este panorama, contar con una solución de facturación electrónica robusta y actualizada es esencial. En Novitec nos hemos enfocado en desarrollar una herramienta Cloud que permite emitir y recibir comprobantes electrónicos alineados con las regulaciones del Ministerio de Hacienda​.

E-nvoice, no solo cumple con los requisitos de la versión 4.4, sino que ofrece múltiples ventajas para las empresas que operan con un ERP como SAP Business One:

• Validaciones automáticas previas al envío de comprobantes.
• Integración fluida con diferentes sistemas ERP.
• Panel de control gráfico con indicadores por fecha, emisor o consecutivo.
• Aceptación masiva y rápida de documentos electrónicos.
• Personalización del formato de facturas sin restricciones de diseño.
• Soporte para grandes volúmenes de datos sin afectar el rendimiento.

Está diseñado para garantizar que su empresa opere conforme a la normativa, sin generar fricciones ni sobrecargar a su equipo administrativo.

Prepare su empresa para el cambio

La entrada en vigencia de la versión 4.4 no es opcional. Una vez cumplido el plazo de adaptación, el Ministerio de Hacienda restringirá el uso de versiones anteriores exclusivamente para emitir notas de crédito o débito relacionadas con documentos emitidos antes de esa fecha. Esto significa que todas las nuevas facturas, tiquetes y comprobantes deberán cumplir estrictamente con los nuevos lineamientos técnicos y tributarios. Por lo que recomendamos:

• Auditar su sistema actual de facturación y verificar compatibilidad con la estructura XML v4.4.
• Capacitar a su equipo contable y administrativo en los cambios normativos.
• Adoptar una solución tecnológica confiable y validada, como E-nvoice, que asegure el cumplimiento automático de la normativa.

Las empresas que dependen de un software de comercio electrónico deben dar un paso adelante y anticiparse al cambio. Cumplir con la versión 4.4 no solo evita rechazos, sino que fortalece su imagen ante clientes, proveedores y autoridades tributarias.

¿Desea ver cómo E-nvoice puede ayudarle a cumplir con esta nueva normativa? Contáctenos para recibir una asesoría personalizada o solicitar una demostración de la plataforma.